ယခုရှင်းပြမည့်စနစ်ဟာ မည့်သည့် Department မဆို အသုံးပြုတက်ရင် အလုပ်ပိုပြီး တွင်ကျယ်စေမှာဖြစ်ပါတယ်
ဘာကြောင့် အသုံးဝင်ပြီး အသုံးပြုရသလဲ???
Word Mailings စနစ်က Link ချိတ်ပြီး ခေါ်ယူ သုံးစွဲတဲ့စနစ်ဖြစ်ပါတယ်
အဓိကအားဖြင့် Excel ထဲ Data Entry ထည့်မယ်
Word ကနေ Excel ထဲက Data တွေကို ခေါ်ယူသုံးစွဲပြီး Report ထုတ်မယ်
ဒီလိုအခါမျိုးမှာ အကျိုးကျေးဇူး (2) ချက်ကို ရရှိသွားတယ်
(1) Word ထဲတွင် မိမိလိုချင်သော Design ကို လှလှပပ ရေးဆွဲပြီး Report ထုတ်ယူနိုင်ခြင်း
(2) Excel ထဲတွင် Record သွင်းထဲသည့် Data များဟာ တစ်စုတစ်စည်းထဲ တည်ရှိနေခြင်းဆိုတဲ့ အကျိုးကျေးဇူး (2) မျိုးကိုရှိစေမှာဖြစ်ပါတယ်
Ms Word (Mailings) ကို အသုံးပြုတဲ့အခါမှာ အသုံးပြုနည်း (4) မျိုးရှိပါတယ်
နံပါတ် (1) - Envelope (ဖိတ်စာ စာအိတ်) များ ပြုလုပ်အသုံးပြုခြင်း
နံပါတ် (2) - Labels (လိပ်စာကပ်) များ ပြုလုပ်အသုံးပြုခြင်း
နံပါတ် (3) - Email များကို ရေးသား အသုံးပြုခြင်း
နံပါတ် (4) - Letter များ ရေးသား အသုံးပြုခြင်း
ကျွန်တော်က Department အားလုံး အသုံးပြုတဲ့အခါမှာ အကျိုးရှိသွားအောင် နံပါတ် (4) စနစ်ကို ရှင်းပြပေးမှာဖြစ်ပါတယ်
🔸နံပါတ် (4) အကြောင်း 🔸
Letter များ ရေးသား အသုံးပြုခြင်းမှာ အသုံးပြုနည်း အကြမ်းအားဖြင့် (𝟐) မျိုးရှိပါတယ်
အသုံးပြုနည်း (1) - Word ထဲတွင် Table Design များတည်ဆောက်ပြီး အသုံးပြုပါတယ်
ဥပမာ - Payslips, Invoice, SOP Forms, etc.. တွေကို Word ထဲတွင် Design ရေးဆွဲပြီး Link ချိတ်အသုံးပြုပါတယ်
အသုံးပြုနည်း (2) - Word ထဲတွင် Document များရေးသားပြီး အသုံးပြုပါတယ်
ဥပမာ - Resume, Recommendation Letter, etc.. တွေကို Word ထဲတွင် စာသားများကို အဆင်သင့်ရေးသားထားပြီး Link ချိတ် အသုံးပြုပါတယ်
Step-01
- အရင်ဆုံး Excel ထဲမှာ ပုံထဲက ပြသထားသည့်အတိုင်း Database တစ်ခုကို တည်ဆောက်လိုက်ပါ
Step-02
- Database တည်ဆောက်ထားတဲ့ File ကို စနစ်တကျဖြစ်အောင် Desktop ပေါ်တွင် Folder (Word Mailings) ကို တည်ဆောက်ပြီး Database နာမည်ဖြင့် Save လိုက်ပါ
- မှတ်ချက် - နာမည်က အဆင်ပြေသလိုပေးလို့ရပါတယ်
Step-03
- Word File ကို ဖွင့်ပြီး ပုံထဲတွင်ပြသထားသည့်အတိုင်း Table Design တစ်ခုကိုတည်ဆောက်လိုက်ပါ
- မှတ်သားထားရမှာက Table လုပ်ပြီးမဖြစ်မနေသုံးရမည်တေ
ာ့မဟုတ်ပါ
- Recommendation Letter လိုမျိုးတွေရေးတဲ့အခါမှာ စာသားကို Table ဆောက်စရာမလိုပဲ လိုအပ်သလိုရေးထားနိုင်ပါသည်
Step-04
- Mailings (Tab) ထဲက Start Mail Merge ကိုနိုပ်ပြီး Letter ကို နိုပ်လိုက်ပါ
Step-05
- Mailings (Tab) ထဲက Select Recipients ကို ရွေးပြီး Use an Existing List... ကိုနိုပ်လိုက်ပါ
Step-06
- Box တစ်ခုပေါ်လာပါက အရင်ကပြုလုပ်ထားတဲ့ Excel ဖိုင် ရှိရာနေရကို သွားပြီး Select ပေးပြီး Open နိုပ်လိုက်ပါ
- ကျွန်တော်က Desktop ပေါ်က Word Mailings (Folder) ထဲမှာ တည်ဆောက်ထားတာကြောင့် ပုံထဲကအတိုင်း မြင်တွေ့ရမှာဖြစ်ပါတယ်
Step-07
- Open နိုပ်လိုက်တဲ့အခါ Select Table (Box) ပေါ်လာမှာဖြစ်ပြီး Excel ထဲထည့်သွင်းထားတဲ့ Database File ရှိသည့် Sheet ကို ရွေးကာ OK ကို နိုပ်လိုက်ပါ
- First row of data contains column headers တွင် အမှန်ခေါက်ခြစ်ထားဖို့တော့ လိုပါမည်
Step-08
- Staff ID ဘေးနားက အကွက်တွင် <<Staff_Id>> ပေါ်လာရန်အတွက် Mailings (Tab) ထဲက Insert Merge Field ကို Select ပေးကာ Staff_ID ကို နိုပ်လိုက်ပါ
- ပုံထဲမှာပြသထားသည့်အတိုင်း Insert Merge Field ထဲမှာ တစ်ခုပြီးတစ်ခု Frame ထဲတွင် ထည့်လိုက်ပါ
Step-09
- ထည့်သွင်းထားသော Data များကို မြင်တွေ့နိုင်ရန် Preview Results ကို နိုပ်လိုက်ပါ
- ဘေးနားမှာရှိတဲ့ 1 ဘေးနားက Icon များနိုပ်ပြီး Excel ထဲက Data များကို လိုအပ်သလိုကြည့်နိုင်ပါသည်
Step-10
- Excel ထဲမှာ ထည့်သွင်းထားသော Data များကို Print ထုတ်ချင်ပါက Finish & Merge ကို ရွေးကာ Edit Individual Documents.... ကို နိုပ်လိုက်ပါ
Step-11
- Merge to New Document (Box) ပေါ်လာပါက All ကိုရွေးပြီး OKနိုပ်လိုက်ပါ
- မှတ်သားထားရမည့်အချက်က Excel ထဲမှာ ထည့်သွင်းထားတဲ့ Data အားလုံးကို Print မထုတ်ချင်ပါက From To မှာ လိုအပ်တဲ့ နံပါတ်ကို ရွေးပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်
- OK နိုပ်တဲ့အခါမှာ Letter1 နဲ့ Word အသစ် File ကို ဖော်ပြမှာဖြစ်သလို Print ထုတ်ပြီး File ကို Close နိုပ်လိုက်ပါ
- Document ကို Excel File Save တဲ့နေရာမှာပဲ နာမည်တစ်ခုပေးပြီး Save ထားလိုက်ပါ
Step-12
♥ ဖတ်ရှုပေးကြသော ညီအကို မောင်နှမ တစ်ဦးချင်းစီကို အထူးပင် ကျေးဇူးတင်ရှိပါသည် ♥
- Word File ကို ပိတ်ပြီး ပြန်ဖွင့်တဲ့အခါမှာ ယခုလို Alert ပေါ်လာတက်ပါတယ်
- ဒီလိုမျိုးပေါ်လာပါက Yes ကိုနိုပ်လိုက်ပါ
- အကယ်၍ File တောင်းလာရင် Excel File ရှိရာကို Select ပေးပြီး Open နိုပ်ဖို့လိုပါမည်
♥ ဖတ်ရှုပေးကြသော ညီအကို မောင်နှမ တစ်ဦးချင်းစီကို အထူးပင် ကျေးဇူးတင်ရှိပါသည် ♥
သင်တန်းလိပ်စာ - အမှတ် (၁၃) | (၃) လွှာ | မြေနီကုန်းဂမုန်းပွင့်ကုန်တိုက် မျက်နှာချင်းဆိုင် | စေတနာလမ်း | စမ်းချောင်းမြို့နယ် | ရန်ကုန်မြို့
[ မြေညီထပ်တွင် High Speed Air-con Service ဆိုင်ရှိသည်]
ဖုန်းနံပါတ် - 09 968 11 34 34
ဖုန်းနံပါတ် - 09 968 11 35 35
Page - Hyper Excel & VBA
Page Link - https://www.facebook.com/HyperExcelVBA/
Instructor - Aung Phyo Kyaw
